你是否也曾被堆積如山的郵件、繁瑣的資料整理、以及無休止的訊息共享任務搞得焦頭爛額？儘管許多企業渴望減輕這些重複性工作，但現有的自動化工具往往操作複雜，或難以與日常使用的Google Workspace無縫整合，讓現場員工望而卻步。在這樣的背景下，Google於2025年12月隆重推出了「Google Workspace Studio」！這是一個革命性的新平台，讓您能透過自然語言指令，輕鬆建構自動化代理人，橫跨Gmail、Drive等所有Workspace應用程式。更令人振奮的是，它還能與Gemini深度整合，負責摘要、分類、甚至決策等智慧型任務，其靈活性遠超傳統自動化工具。
本文將為您深入剖析Google Workspace Studio的運作原理、強大功能、安全性、費用、授權及多元應用場景。讓我們一起探索Studio如何成為您提升業務效率的關鍵利器！
Google Workspace Studio 的核心概念
Google Workspace Studio 是一個在 Google Workspace 環境中，無需撰寫程式碼即可建立 AI 代理人，並自動化日常業務流程的創新平台。
原名為「Google Workspace Flows」，Studio 在 2024 年下半年更名後，預計於 2025 年 12 月正式上線。透過 Studio，企業使用者無需具備專業技術知識，就能輕鬆建構一套橫跨 Gmail、Drive、Docs、Sheets、Calendar、Chat 等 Google Workspace 核心應用程式的自動化系統。
Studio 最引人注目的特點在於其結合了自然語言指令與直觀使用者介面，讓您能在短短數分鐘內，建立起如「接收郵件 → 整理附件 → 製作文件 → 共享給團隊」等多步驟工作流程。此外，它還與 Gemini 模型緊密結合，在處理過程中自動執行「摘要」、「分類」和「判斷」等以往需由人工執行的智慧型任務。
這意味著，過去僅限於 IT 專業人士或工程師才能建構的自動化工作流程，現在連銷售、人資、管理等部門的一般員工也能輕鬆操作。Google Workspace Studio 在 Google Workspace 的安全標準下運行，確保企業級的擴展性和安全性。
Google Workspace Studio 的運作原理大揭密
Google Workspace Studio 運作的核心，是透過「AI 代理人」與「自動化流程（Workflow）」的無程式碼建構，來實現 Google Workspace 內部的自動化。Studio 的核心由 Google 的 Gemini 模型以及能直接存取 Gmail、Drive、Docs、Chat 等 Workspace 應用程式群組的官方 API 組成。這兩者的結合，使得業務的判斷與執行得以自動化。
Studio 的基本結構由以下三個層次構成：
1. 自然語言生成代理人（Gemini 自動建構）
當使用者以自然語言發出指令，例如：「收到發票後，請將其整理到試算表中，把 PDF 存到 Drive，並在 Chat 中通知。」Gemini 會自動解析指令內容，並自動建構所需的步驟。這消除了傳統自動化工具所需的複雜設定或程式碼。
2. Google Workspace 官方連接器與 API 執行
生成的代理人會透過 Google 官方連接器（如 Gmail API、Drive API、Docs API、Calendar API 等），執行實際操作。它們就像一個虛擬機器人，代替人類執行郵件擷取、文件建立、雲端儲存、排程註冊、Chat 訊息發送等企業日常操作。
3. Studio 上的流程建構器進行調整與擴展
建構好的工作流程，可以透過 Studio 中提供的流程建構器（一種積木式的使用者介面）進行編輯。您可以透過拖放操作，輕鬆新增步驟、設定判斷條件、建立分支或重複處理，即使是非技術人員也能建構出高度複雜的業務流程。
Google Workspace Studio 的強大功能與獨特優勢
Google Workspace Studio 的最大特色在於它結合了「AI 判斷」與「Workspace 應用程式的自動操作」，讓傳統自動化工具難以實現的智慧型任務得以自動化。它雖然是無程式碼平台，卻具備足以支援企業運用的功能性，其突出特點包括：
1. 無需程式碼，輕鬆建構AI代理人
Studio 結合了自然語言指令和視覺化的流程建構器。即使沒有程式設計知識，也能透過數個拖放步驟來自動化業務流程。Gemini 模型能夠理解使用者的意圖，並自動設計所需的處理步驟，大幅降低了傳統工作流程建構的初期設定負擔。
2. 跨應用程式的無縫自動化
如前所述，它能直接與 Gmail、Drive、Docs、Sheets、Slides、Calendar、Chat 等 Workspace 核心應用程式無縫連接。這使得「分類收到的郵件 → 將附件儲存至 Drive → 記錄至試算表 → 通知 Chat」這類跨多個應用程式的處理，也能整合為一。由於採用了 Workspace 的企業級 API，其操作穩定可靠，可直接作為內部系統運行。
3. Gemini 智慧處理，整合業務流程
Studio 不僅僅是自動化，還能將 Gemini 的摘要、分類、決策、文字生成、會議筆記整理等處理功能整合到業務流程中。這使得 AI 能夠處理傳統 RPA 難以實現的「判斷」、「理解」和「文字處理」，涵蓋了廣泛的智慧型任務領域。
4. 團隊共享與高效管理
建構好的代理人可以在 Workspace 帳戶的成員之間共享。透過導入部門標準化的「共通代理人」，確保所有成員以相同的流程執行業務，有助於解決業務上的「個人化」問題。管理員可以管理代理人的存取範圍、權限和使用情況，方便企業大規模導入。
Google Workspace Studio 的安全性與使用規範
Google Workspace Studio 在 Google Workspace 的企業級安全標準下運行，因此作為處理業務資料的自動化工具，具備必要的安全性。然而，它也受到 Workspace 權限控制和 API 規格的限制。本節將為您簡要說明這兩方面。
Google Workspace Studio 的運作，完全依循 Google Workspace 的嚴格安全協議，確保您的敏感業務資料在自動化過程中受到最高級別的保護。所有透過 Studio 執行的操作，都繼承了 Workspace 現有的權限和安全設定。這意味著，代理人只能執行您已授予權限的操作，防止未經授權的數據存取或操作。
同時，由於 Studio 是建立在 Workspace 基礎之上的服務，它也會受到 Workspace API 的速率限制和操作規範影響。例如，單一代理人在短時間內能處理的郵件數量可能會有限制，或者在特定情況下，需要額外確認以保障資料安全。這些限制旨在維持服務的穩定性和整體使用者體驗。
Google Workspace Studio 的費用與授權
Google Workspace Studio 並非單獨收費服務，而是包含在 Google Workspace 的特定版本中，無需額外付費即可使用。Studio 被視為 Workspace 的功能擴展，凡是訂閱 Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus 等符合資格的企業版本，即可使用。若您的方案不在適用範圍內，Studio 功能將不會顯示。
Google Workspace Studio 授權總覽
| 產品服務 | 授權狀態 | 說明 |
| Google Workspace Studio | 內含於 Google Workspace 特定版本 | 非獨立銷售產品，無須單獨購買。 |
| Gemini for Google Workspace | 需額外訂閱 | Studio 可與 Gemini 整合，但 Gemini 功能本身需單獨訂閱。 |
| Google Workspace | 基礎服務 | Studio 需在有效的 Google Workspace 訂閱下才能使用。 |
簡單來說，只要您是符合資格的 Google Workspace 用戶，Studio 功能就能直接啟用，讓您立即體驗AI自動化的便利。若要進一步解鎖智慧型的AI功能，則需要額外訂閱 Gemini for Google Workspace。
Google Workspace Studio 的多元應用場景
Google Workspace Studio 能夠橫跨郵件、文件、日曆、聊天等 Google Workspace 的主要應用程式進行操作，因此能廣泛應用於各部門的業務流程自動化。透過 Studio 建構的代理人，不僅能代勞例行性作業，還能結合 Gemini 進行摘要和提取等「智慧型任務」，這使其能夠應用於傳統 RPA 難以處理的業務。
以下是一些活用案例的想像：
- 銷售部門： 自動分類客戶郵件，從郵件內容中提取關鍵資訊並更新至試算表或 CRM，自動發送預約會議邀請。
- 人資部門： 自動化新員工入職流程，包括自動生成入職文件包、設定新人培訓排程、發送歡迎郵件及團隊介紹。
- 行銷部門： 監控社群媒體提及，自動彙整品牌相關資訊，草擬初步回覆，並生成行銷活動報告摘要。
- 法務部門： 自動審查合約草稿，標記潛在風險條款，將重要條款提取至資料庫，並自動歸檔。
- 管理部門： 自動分析會議記錄，生成關鍵決策摘要和待辦事項清單，並追蹤進度。
- 客戶服務： 自動分析收到的客戶查詢郵件，分類問題類型，自動提取關鍵資訊，並建議標準回覆草稿。
這些應用場景展示了 Studio 如何從繁瑣的日常任務中解放您的團隊，讓他們能專注於更高價值的策略性工作。
總結：迎接 AI 協作新時代！
Google Workspace Studio 不僅僅是一個自動化工具，它更是重新設計 Google Workspace 日常業務流程的基礎平台。透過無程式碼的方式建立 AI 代理人，不僅能處理郵件整理、文件製作等重複性工作，甚至能將摘要、分類等智慧型處理交由代理人執行。由於它繼承了 Workspace 的安全標準，非常適合企業使用，將直接提升組織的整體生產力。
未來，隨著 AI 應用日益普及，Studio 將引導企業從「自動化哪些業務」的思考，轉變為「如何與 AI 分工合作」的新視角。對於渴望加速業務效率的企業而言，Google Workspace Studio 無疑是一個強大且具前瞻性的選擇！
常見問題 (FAQ)
Q1：Google Workspace Studio 適合哪些企業使用？
Google Workspace Studio 適合任何使用 Google Workspace 服務，並希望透過自動化提升日常營運效率的企業。尤其對於那些經常處理大量郵件、文件、排程和訊息共享，且希望將這些繁瑣任務交由 AI 處理的公司，Studio 將帶來巨大的效益。由於其具備企業級的安全性和管理功能，無論是中小型企業還是大型組織，都能從中受益。
Q2：使用 Google Workspace Studio 需要哪些技術知識？
Studio 的核心優勢在於其「無程式碼」特性。您不需要具備程式設計或複雜的 IT 知識，就能透過自然語言指令和直觀的流程建構器來建立和編輯自動化流程。Google Gemini 會協助解析您的指令，自動配置任務步驟，因此即使是業務部門的非技術人員也能輕鬆上手。
Q3：Google Workspace Studio 與傳統 RPA 工具的主要區別是什麼？
傳統的 RPA (機器人流程自動化) 工具主要側重於模擬人類在介面上的重複性操作，例如點擊、輸入等。而 Google Workspace Studio 則結合了 Google Gemini 的 AI 智慧，不僅能執行重複性操作，還能進行「智慧型任務」，如郵件內容摘要、情感分析、文件分類、甚至基於數據的決策判斷。此外，Studio 與 Google Workspace 應用程式的深度整合也比許多通用 RPA 工具更為緊密和穩定。
Q4：Google Workspace Studio 的安全性如何？
Google Workspace Studio 建立在 Google Workspace 的基礎設施上，因此它繼承了 Google Workspace 的企業級安全標準和隱私保護措施。所有數據處理都符合 Google 嚴格的資料治理和合規性要求。您的 AI 代理人只能存取您授予它們權限的資料和應用程式，確保資訊安全可控。
Q5：Google Workspace Studio 是否需要額外付費？
Google Workspace Studio 本身並非獨立收費服務，它包含在 Google Workspace 的部分企業版（如 Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plus）中，無需額外付費即可使用。然而，若要啟用其與 Gemini 深度整合的智慧型 AI 功能，您可能需要額外訂閱「Gemini for Google Workspace」服務。