撰寫商務電子郵件是日常工作中不可或缺的一環。然而，即使是短短一封郵件，從字斟句酌、確認邏輯結構，到反覆檢查拼寫錯誤，耗費的時間往往超乎想像。近年來，許多企業正積極導入包括 ChatGPT 在內的生成式 AI 工具，以期簡化郵件撰寫流程。
本文將深入探討如何利用 ChatGPT 這款具代表性的 AI 工具來高效建立商務郵件，並提供一系列實用技巧與範例。請務必閱讀至文末，讓 ChatGPT 成為您提升企業工作效率的得力助手！
ChatGPT 真能搞定email？生成式 AI 的無限可能
答案是肯定的！透過 ChatGPT 等生成式 AI 工具，您完全可以輕鬆建立日常商務電子郵件。關鍵在於輸入精準的「提示詞」（Prompt）。
尤其值得一提的是，ChatGPT 對中文的理解能力非常出色，支援中文快速輸入，讓任何使用者都能輕鬆上手。
生成式 AI，特別是 ChatGPT，在處理標準化短語和重複性郵件方面表現卓越。這使其成為各類日常商務情境中撰寫電子郵件的理想選擇，例如：
- 初次問候新業務夥伴
- 安排洽談與會議日程
- 傳送報告與會議記錄
- 致歉與確認信函
ChatGPT 等生成式 AI 能夠支援多種郵件類型，有效提升業務效率。這些郵件主要可分為以下三大類：
1. 標準郵件 (Standard Emails)
指針對特定目的或情境而重複使用的電子郵件。生成式 AI 能迅速建立這類郵件，在需要多次發送相似內容時尤其高效。
範例：
- 感謝信： 向合作夥伴或客戶表達感謝的郵件。
- 日程協調郵件： 用於協調會議或洽談日程的郵件。
- 道歉信： 針對服務或產品相關問題表達歉意的郵件。
2. 非標準郵件 (Non-Standard Emails)
指內容會根據特定情況或收件者而變化的郵件。生成式 AI 能根據收件者的背景和情況調整內容，生成個人化的郵件，從而實現更有效、最佳的溝通。
範例：
- 提案書發送郵件： 發送新專案或服務提案的郵件。
- 請求意見回饋郵件： 請求對專案或產品提供意見的郵件。
3. 長文重寫 (Long-Form Rewriting)
指將現有文章從更詳細或不同視角重新組織的過程。生成式 AI 擅長在原始文章的基礎上添加新資訊或豐富表達方式，使得內容更易於收件者理解且更具吸引力。
範例：
- 報告摘要： 將冗長的報告簡潔地總結。
- 郵件詳細化： 將簡單的郵件重寫得更詳細，並加入具體資訊。
使用 ChatGPT 撰寫商務郵件的 4 大優勢
ChatGPT 建立商務電子郵件具有多項好處，能顯著提升業務效率和郵件品質。其主要優點包括：
顯著提升業務效率
ChatGPT 能大幅縮短郵件撰寫時間，對於標準化郵件或內容相似的多封郵件，其效率提升尤為明顯。例如，當您需要向多個合作夥伴發送研討會邀請函時，可以利用 ChatGPT 生成基本文章，再根據每家公司的特性進行微調。此外，它還能減少您在文章結構或敬語使用上的猶豫時間，讓您有更多精力專注於更本質的業務。
有效避免錯別字與文法錯誤
ChatGPT 能根據日常中文的文法規則和表記規範，生成符合母語者水準的文章。這有助於避免因疲勞或匆忙時可能出現的錯別字和初級文法錯誤。同時，它還能準確區分同音異義詞並選擇合適的漢字，大幅減少文章校對的工作。
輕鬆撰寫易於閱讀的郵件
ChatGPT 擅長生成符合商務郵件要求的邏輯性文章結構、禮貌用語和明確的重點。對於可能冗長的報告或說明性郵件，它能將其總結成簡潔易懂的內容。此外，ChatGPT 還能將文章重點以條列式呈現，並適當分段，使收件者更容易閱讀和理解，這對業務夥伴而言是一大優勢。
輕鬆處理跨國郵件溝通
在與海外合作夥伴溝通時，ChatGPT 是一個強大的工具。它不僅能準確理解收到的英文郵件內容並翻譯成適當的中文，還能將您的回覆翻譯成商務級別的英文郵件。ChatGPT 能夠處理考量文化差異的禮貌表達，以及商務英語特有的措辭，讓即使不擅長英語的人也能順暢無阻地進行溝通，有效克服語言障礙。
如何撰寫高品質提示詞（Prompt）？
為利用生成式 AI（如 ChatGPT）建立高品質的商業電子郵件，掌握以下幾項關鍵的「提示詞」（Prompt）撰寫技術至關重要。這些技巧能確保您提供足夠清晰且具體的指示，讓 AI 能夠生成符合您需求的電子郵件。
主要提示詞技巧包括：
1. 明確傳達目的、情況和對象
在輸入提示時，務必具體說明「這封郵件的目的是什麼？」「背景情況為何？」「要發送給誰？」。如果提示過於模糊，AI 生成的郵件內容可能會過於籠統或缺乏深度與說服力。
- NG 範例：「請撰寫一封業務郵件。」
- OK 範例：「請撰寫一封作為新客戶首次提案的業務郵件，內容須傳達服務概要。收件人是中小企業的經營者，且這是線上會議後的追蹤郵件。」
2. 指定語氣和語調
ChatGPT 可以根據情境切換禮貌或非正式的語氣，但若無指定，通常會生成中立的語句。為確保郵件符合您與收件人之間的關係，請預先在提示中指定適當的語氣（語調）。這對於發送給合作夥伴、上司、同事或客戶的郵件尤為重要。
- 範例 1：「針對合作夥伴的部長級人物，使用恭敬且正式的語氣。」
- 範例 2：「針對公司內部團隊成員，使用稍微休閒且親切的語氣。」
3. 指定郵件的構成要素
一封結構完整的郵件，應包含「主旨」、「稱謂」、「正文（開頭、主旨、結尾）」和「署名」等構成要素，能讓收件人更容易理解。在提示中指定包含這些要素，可以讓 AI 輸出更為完整、可以直接發送的郵件。
- 範例 1：「請包含主旨、稱謂、開頭問候、正文、結尾問候和署名來撰寫。」
- 範例 2：「不需要郵件主旨和署名，只需正文即可。」
核心原則： 這些提示技術的共同核心原則是**「不遺漏地傳達所有必要的要素」**。
除了上述基本技術，您還可以根據具體業務場景使用更為細化的提示。例如：
- 交易・業務場景： 寄送請款單、預約邀請、研討會邀請。
- 內部協調・聯絡場景： 日程協調、負責人變更通知、全公司通知。
- 客戶追蹤・客戶服務場景： 再次聯絡、追蹤郵件、感謝信。
- 道歉・問題處理場景： 道歉信、客訴回覆、產品品質瑕疵通知。
- 英文・多語言郵件： 翻譯郵件、雙語回覆。
針對回覆客戶郵件，可以使用更詳細的提示來確保輸出正式的商業回覆。對於英文郵件，即使您的英語水平有限，也可以透過簡單的提示如「將＜中文內容＞翻譯成英文。」或「＜英文內容＞是自然的英文嗎？」來生成和優化英文郵件。
針對回覆客戶郵件的進階提示詞技巧
若要讓 AI 幫你回覆客戶郵件，可以使用如下提示框架：
您是法人業務負責人，目的是針對常見商務情境撰寫正式回覆郵件。
請分析以下客戶來信內容，考量其產業、語氣與背景，並生成一封符合商務禮儀與專業用語的回覆信件。
若需要更多資訊請主動詢問。
這樣 ChatGPT 就會依序引導你補足資訊，輸出符合實際需求的回覆。
運用 ChatGPT 編輯商務電子郵件
除了從零開始撰寫，ChatGPT 也是一個強大的郵件編輯工具。以下提供一個涵蓋重要編輯要素的專業提示範本，您可以直接使用它來校訂和修正您的商務電子郵件：
# 命令書: 您是專業的商業禮儀講師。 請依照以下限制條件，添削輸入的文字，並輸出為最合適的商業電子郵件。
# 限制條件:
・請修正為符合商業文書的適當表達。
・請在不改變文章原意的情況下進行校正與校閱。
・請仔細修正錯別字、脫字及不自然的表記。
・專業術語和專有名詞請保持不變。
・請勿添加與事實不符的內容。
・請使用易於閱讀且自然的中文。
・請使用正確的敬語。
・請以可直接複製貼上的形式，僅輸出最終成品。
・若有修正之處，請簡潔地併記修正內容。
・為達成此任務的最佳結果，若需要額外資訊請提出問題。
# 輸入文: （將您想添削的郵件內容貼在這裡）
使用時，只需將您想要編輯的郵件內容貼到 # 輸入文: 後面即可。
使用 ChatGPT 建立商務電子郵件的注意事項
儘管 ChatGPT 是一款非常強大的工具，但它並非完美無缺。為了有效地使用它，您需要了解以下要點。下文我們將詳細解釋初學者容易遇到的問題。
語言表達偶有不自然之處
儘管 ChatGPT 可以生成自然的中文，但偶爾也會使用不自然的表達或敬語。尤其是在使用助詞解釋複雜情況、或涉及行業術語或慣用語時，需要謹慎。
此外，在向海外發送電子郵件時，由於 AI 無法完全理解該國的詳細文化背景，因此必須由人工檢查生成的文本，以確保其中不包含任何不禮貌的表達，並在必要時進行修正。對於發送給特別重要的客戶或上級的郵件，建議事先建立完善的內部檢查制度，例如複審或多人協同審查，確保萬無一失。
潛在的資訊外洩風險
使用 ChatGPT 時，也應從資訊安全的角度注意以下幾點：
首先，切勿在 ChatGPT 訊息欄位中輸入任何個人或機密公司資訊。ChatGPT 中輸入的資訊會儲存在開發者 OpenAI 的伺服器上，並可能被用於 AI 模型訓練。因此，若您不慎輸入了重要資訊，則在其他人查詢時，您的個人或機密資訊可能會被意外輸出。
因此，在實際創建提示時，務必透過將具體細節替換為虛構的內容（例如「公司 A」或「X-專案」）來抽象化訊息。此外，當您在公司共享電腦上使用 ChatGPT 時，建議您始終及時刪除所使用的指令和輸出內容，以防資訊洩露。
結語：善用 ChatGPT，讓商務郵件寫作變得又快又好！
商務郵件不再是繁瑣又費時的工作。透過 ChatGPT，只要掌握正確的提示技巧，就能輕鬆產出專業、清晰且具說服力的郵件，無論是初次提案、客戶追蹤，還是多語言溝通都能應對自如。
在確保資訊安全的前提下，靈活運用 AI 工具，不僅能節省大量時間，還能提升企業的整體溝通品質與效率。
現在就開始試用文章中提供的範本與提示，讓你和你的團隊寫信更輕鬆、回信更得體，打造專業又現代的商務溝通方式！